En la primera década de este siglo, como una continuación del proceso de digitalización mundial que arrancaba allá en los 70, asistíamos a cambios de modelo más o menos disruptivos, de la mano de grandes corporaciones como Google o Microsoft, plantando el germen de lo que desembocaría en el planteamiento de nuevas formas de trabajo y de organización de los recursos.
Se empezaron a cuestionar los modelos tradicionales de trabajo, promoviéndose espacios abiertos, diáfanos y colaborativos, donde se buscaba la comodidad del empleado, escudándose en que provocaría un aumento de la productividad. A la par, las nuevas relaciones con la Dirección fueron evolucionando, promoviéndose el diálogo y el liderazgo personal.
Como ocurre en otras facetas, comenzaron las grandes corporaciones, las cuales arrastraron a las pequeñas, quedando tímidamente relegada la Administración Pública debido a su coyuntura específica. Podemos decir que menos del 10% de los trabajadores en España en la época preCOVID usaba herramientas de teletrabajo para el desempeño de sus labores. Con la llegada de la pandemia mundial todo el proceso de transformación digital de las organizaciones se ha acelerado, poniéndose ésta como un elemento clave para la supervivencia de algunas organizaciones. Según la última encuesta de población activa del INE, en España más de dos millones de trabajadores se han visto abocados a teletrabajar.
Sin embargo, la falta de previsión y la falta de la toma de decisiones han provocado un importante freno a la hora de desarrollar esa deseada transformación digital en un marco de estabilidad y solidez.
Aun así, la realidad es tozuda y las empresas tienen que cambiar sus metodologías de trabajo y adaptarse a los nuevos tiempos, porque la competencia es inmisericorde. Así, la transformación digital se erige como el mejor camino para la mejora de la competitividad y rentabilidad. Ésta comienza por la transformación de las personas, trabajadores y clientes, los cuales deben situarse en el centro del modelo de negocio: nada sin ellos y todo para ellos.
El gran olvidado habitualmente cobra especial relevancia: el CIO o responsable de IT, el cual se convierte en un acelerador y optimizador de los procesos de negocio. Tener un buen CIO es garantía de toma de decisiones rápidas y adaptadas al medio. Pasando de lo general a lo específico, un buen análisis departamental, con conocimiento profundo de sus retos y necesidades nos dará la clave para que el proceso de cambio se haga de forma rápida y eficiente.
En EMESA llevamos años ayudando a empresas a transformarse, y éstas son algunas de las propuestas que le ayudarán a empezar el cambio y que sea un éxito:
Departamento de Recursos Humanos y Gestión de Personal:
Este departamento es el responsable de adoptar las medidas necesarias para el bienestar de los trabajadores. Es de las más afectadas en la era postCOVID y ha tenido que realizar un gran esfuerzo para adaptar sus procedimientos al nuevo paradigma del teletrabajo. Entre otros:
- Gestión del registro de la jornada laboral
- Comunicación interna a los trabajadores
- Dotación de equipamiento e infraestructuras
En EMESA contamos con la suite de A3 Laboral de Wolters Kluwer que resuelve con brillantez la gestión de nóminas, fichajes, portal del empleado,… Además, la solución se integra con los terminales físicos de SPEC, que también desarrolla soluciones de fichaje personal, biométrico, remoto, etc.
Departamento de Administración:
El acceso a la información en tiempo real es fundamental. La agilidad en la toma de decisiones, el acortamiento en los plazos de entrega,… marcan la diferencia entre estar en el mercado y liderar, o estar en segundo plano. Un buen gestor documental es la pieza clave, y en EMESA contamos con un equipo de consultores y desarrolladores expertos en la solución DOCUWARE, que incluso tenemos integrada con el software de gestión de firma digital de VALIDATE ID, todo ello cumpliendo las normas más estrictas de seguridad y legalidad.
El eje sobre el que se mueve el departamento de Administración es el ERP, con el cual puede gestionar los procesos de contabilidad, facturación, compras, etc. En este sentido, EMESA cuenta con dos alternativas dependiendo del objetivo que se busque: Wolters Kluwer A3 ERP o Zucchetti Solmicro ERP. En ambos casos la solución se encuentra integrada con soluciones verticales de producción, CRM, gestión de SAT, software de construcción, firma biométrica, etc.
Departamento Comercial:
La labor de ventas suele ser la que mayor peso y reconocimiento tiene en la empresa. El proceso y gestión de ventas debe estar alineado con:
- Organización y mantenimiento del equipo de ventas.
- Creación de procedimiento eficientes y gestión de la rutina diaria (citas, reuniones, presentaciones, etc.)
- Gestión de los contratos mercantiles.
- Gestión y atención a los clientes.
Como parte del software de gestión de Solmicro ERP, el módulo de CRM se encuentra integrado con la base de datos de clientes, y alberga la gestión de los contactos, con la medición de las oportunidades de negocio y el aporte de información para la gestión de la venta. Desde EMESA un equipo de asesores especialistas integra y forma en el uso de esta valiosa herramienta.
Departamento Técnico
Este departamento necesariamente debe contar con un software de gestión del puesto de trabajo, asignación de recursos y gestión de stocks. Mediante Solmicro ERP puede llevarlo a cabo, estando integrado con soluciones de firma digital de VALIDATE ID, el cual permitirá hacer la firma de las órdenes de trabajo de forma digital, eliminando el papel y agilizando la gestión general de las mismas, e integrado en el ERP.
Herramientas transversales
Escritorio remoto: a lo largo del tiempo poco a poco la información digital se ha ido descentralizando para conseguir acceso inmediato, acceso continuo (24h), acceso ubicuo y desde cualquier plataforma (Windows, Linux, IOS, Android, …). EMESA pone en sus manos, a través de una solución de escritorio remoto, la capacidad de poder gestionar sus datos con independencia de dónde se encuentre, cuándo lo haga o desde qué terminal acceda. El que esté físicamente “abierta” la empresa ya no es un problema.
Backup en la nube: la información es uno de los valores en la empresa. Debe estar protegida y segura. EMESA cuenta con herramientas para sacar la información del ámbito local y mantenerla protegida (por ejemplo, de ataques de encriptación - ransomware) e inaccesible por fuentes desconocidas. Mediante un panel de gestión tenemos visibilidad en tiempo real y continuo de qué se está guardando, manteniendo la seguridad de la información.
Herramientas colaborativas: los diferentes departamentos requieren de herramientas de colaboración, sobre todo cuando los trabajadores teletrabajan. Estas herramientas facilitan el acceso a formación online, webinars, chats individuales y de grupo, trabajo colaborativo, integración con la suite de Office etc.
Equipamiento: la realización del teletrabajo pasa por la dotación del equipamiento necesario. En EMESA llevamos desde hace más de 39 años trabajando en primeras marcas, siendo líderes tecnológicos en HP y Konica Minolta. Sus productos y desarrollos en continua evolución se van adaptando a las necesidades de los tiempos.
Mediante este somero repaso de acciones y herramientas, en EMESA creemos que su empresa puede evolucionar para transformarse digitalmente, mejorar los procesos y la eficiencia empresarial.
José Lorenzo Romero
Director de organización y procesos de EMESA
